Rekam Medis Elektronik untuk Klinik: Apa Saja yang Perlu Disiapkan

Lemari map pasien yang makin sesak, tulisan dokter yang hanya bisa dibaca perawat tertentu, berkas yang terselip saat pasien datang kontrol. Hampir semua klinik pernah mengalaminya. Sekarang ada alasan tambahan untuk berbenah, yaitu aturan pemerintah.

Aturannya secara singkat

Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik, menyelenggarakan rekam medis secara elektronik. Aturan ini juga mengatur keamanan dan kerahasiaan data pasien.

Rincian teknisnya, seperti tenggat waktu, keharusan tersambung ke platform Kementerian Kesehatan, dan standar datanya, bisa berubah dan bisa berbeda per jenis fasyankes. Untuk kepastiannya, tanyakan langsung ke dinas kesehatan setempat. Artikel ini membahas persiapan di dalam klinik.

Petakan dulu alur pasien

Sebelum memilih aplikasi, tulis alur yang benar-benar terjadi di klinik Anda. Dari pasien datang dan mendaftar, diperiksa, mendapat tindakan, sampai membayar dan mengambil obat. Siapa mencatat apa di setiap titik?

Langkah ini sering dilewati. Padahal dari sini ketahuan bagian yang ribet, misalnya data pasien yang ditulis dua kali di pendaftaran dan di kasir.

Daftar cek persiapan

• Isi catatan. Identitas pasien, keluhan, hasil pemeriksaan, diagnosis, tindakan, resep. Sepakati formatnya bersama para dokter.
• Hak akses. Siapa boleh melihat dan siapa boleh mengubah. Resepsionis tidak perlu membaca catatan dokter selengkapnya.
• Perangkat. Komputer atau tablet di ruang periksa, koneksi internet, printer untuk resep dan surat.
• Persetujuan tindakan. Ditandatangani pasien di layar, atau tetap di kertas lalu dipindai.
• Cadangan data. Di mana data disimpan, seberapa sering dicadangkan, dan apa yang dilakukan saat internet mati.

Data lama: dipindah semua atau tidak?

Memindahkan ribuan map ke sistem baru itu pekerjaan besar. Banyak klinik memilih jalan tengah: pasien yang masih aktif dimasukkan bertahap saat mereka datang kontrol, sementara arsip kertas tetap disimpan sesuai ketentuan. Putuskan bersama tim sebelum mulai, supaya tidak ada yang menunggu-nunggu instruksi.

Klinik gigi dan kecantikan punya kebutuhan sendiri

Aplikasi umum sering hanya menyediakan kolom teks. Klinik gigi butuh odontogram untuk menandai kondisi tiap gigi. Klinik kecantikan butuh foto sebelum dan sesudah, ditambah paket perawatan yang sisa sesinya terhitung. Kalau semua itu masih tercecer di Excel atau galeri HP, rekam medisnya belum benar-benar lengkap.

Untuk klinik seperti ini, kami membuat aplikasi rekam medis klinik gigi dan kecantikan yang menyimpan catatan, foto, dan paket perawatan di satu tempat. Kalau antrean pendaftaran juga jadi masalah, bagian depannya bisa disambung dengan reservasi dokter online.

Mulai dari satu ruang periksa

Tidak perlu semuanya berubah dalam semalam. Coba dulu dengan satu dokter atau satu ruang periksa selama beberapa minggu. Catat keluhan staf, perbaiki, baru diperluas. Perawat dan resepsionis yang dilibatkan sejak awal biasanya lebih rela memakai sistem barunya.

Sedang menyiapkan rekam medis elektronik? Ceritakan alur klinik Anda ke kami, nanti kita lihat bersama bagian mana yang perlu dibenahi lebih dulu.