Stok Opname Tanpa Lembur: Cara Rapi Mengelola Gudang

Di banyak usaha, stok opname identik dengan begadang. Toko tutup lebih awal, semua karyawan menghitung barang sampai malam, lalu besoknya hasil hitungan tetap tidak cocok dengan catatan. Kabar baiknya, sebagian besar kerepotan itu bisa dikurangi dengan kebiasaan yang lebih rapi, bahkan sebelum memakai aplikasi apa pun.

Kenapa stok opname terasa berat

• Semua barang dihitung sekaligus. Ratusan sampai ribuan item dalam satu malam. Wajar kalau capek lalu salah hitung.
• Lokasi barang tidak jelas. Barang yang sama tersebar di beberapa rak, sebagian lagi di gudang belakang.
• Barang keluar masuk tidak tercatat. Diambil untuk dipajang, retur dari pelanggan, barang rusak. Semuanya lolos dari catatan.
• Selisih tidak pernah dicari sebabnya. Angka langsung disesuaikan, lalu bulan depan terulang lagi.

Langkah merapikan gudang

1. Beri alamat untuk setiap rak

Pakai kode sederhana, misalnya A-01 untuk lorong A rak pertama. Tempel labelnya, lalu catat barang apa ada di rak mana. Karyawan baru pun bisa mencari barang tanpa harus bertanya.

2. Satu barang, satu kode

Beri SKU atau barcode untuk setiap barang dan variannya. Nama boleh mirip, kodenya jangan.

3. Catat setiap perpindahan

Barang masuk dari pemasok, keluar ke toko, retur, rusak, atau dipakai sendiri. Semuanya lewat catatan, sekecil apa pun.

4. Pisahkan yang bermasalah

Sediakan area khusus untuk barang rusak, retur, dan barang yang belum diperiksa. Jangan dicampur dengan stok yang siap jual.

Ganti opname besar dengan hitung bergilir

Daripada menghitung semuanya sekaligus, hitung sebagian kecil setiap hari. Istilahnya cycle count. Caranya begini:

• Bagi barang ke beberapa kelompok. Barang yang paling laku atau paling mahal dihitung lebih sering.
• Tiap hari, hitung satu atau dua rak saja. Lakukan di awal shift, sebelum gudang ramai.
• Bandingkan hasilnya dengan catatan saat itu juga. Kalau ada selisih, cari sebabnya selagi masih baru.
• Tulis sebab selisihnya: salah input, barang tertukar, rusak, atau hilang. Setelah beberapa minggu, polanya akan kelihatan.

Opname menyeluruh tetap bisa dijalankan sesuai jadwal Anda. Bedanya, angkanya sudah sering dicek, jadi hasilnya tidak lagi bikin kaget.

Di mana aplikasi gudang membantu

Kebiasaan di atas bisa dimulai dengan Excel, tapi makin banyak barang, makin berat menjalankannya. Dengan aplikasi gudang, barang masuk dan keluar tercatat lewat scan barcode, lengkap dengan lokasi raknya. Petugas tinggal scan dan mengisi jumlah, lalu selisihnya langsung tampil. Gambaran alurnya ada di halaman gudang (WMS).

Gudang Anda masih sering bikin lembur tiap akhir bulan? Ceritakan kondisinya ke kami. Kadang perbaikannya lebih sederhana dari yang dibayangkan.